Tugas HRD dan Personalia Beserta Perbedaan Keduanya

Dunia kerja modern semakin kompleks dengan berbagai posisi dan departemen yang memiliki peran strategis dalam mengembangkan perusahaan. Salah satu departemen yang kerap menjadi pusat perhatian adalah bagian yang menangani sumber daya manusia.

Berdasarkan survei LinkedIn tahun 2024, sekitar 73% perusahaan di Indonesia masih mengalami kebingungan dalam membedakan antara HRD dan personalia. Padahal, kedua posisi ini memiliki karakteristik yang berbeda meskipun sama-sama bergerak di bidang human resources.

Fenomena ini semakin menarik ketika data dari JobStreet menunjukkan bahwa pencarian kerja untuk posisi tugas HR dan personalia meningkat 45% pada tahun 2024 dibandingkan periode sebelumnya.

Banyak job seeker yang masih bingung ketika harus menentukan apakah surat lamaran mereka harus ditujukan kepada HRD atau personalia. Bahkan, tidak sedikit perusahaan yang menggunakan kedua istilah ini secara bergantian tanpa memahami perbedaan mendasarnya.

Artikel ini akan mengupas tuntas segala hal tentang tugas HRD dan personalia, mulai dari definisi, perbedaan, hingga prospek karir dan gaji yang bisa kamu dapatkan. Dengan pemahaman yang tepat, kamu akan lebih mudah menentukan jalur karir yang sesuai dengan minat dan kemampuanmu.

Apa itu HRD?

HRD adalah singkatan dari Human Resource Development yang merujuk pada departemen atau individu yang bertanggung jawab mengembangkan sumber daya manusia dalam perusahaan. HRD singkatan dari Human Resource Development, sebuah konsep yang lebih luas dan strategis dibandingkan sekadar mengelola administrasi kepegawaian.

Dalam konteks modern, HRD adalah bagian integral dari strategi bisnis perusahaan yang fokus pada pengembangan kemampuan, potensi, dan karir karyawan. Mereka tidak hanya menangani rekrutmen, tetapi juga merancang program pelatihan, mengembangkan sistem penilaian kinerja, dan menciptakan budaya kerja yang positif.

HRD singkatan dari istilah yang menggambarkan peran strategis dalam mengoptimalkan potensi manusia sebagai aset terpenting perusahaan. Berbeda dengan pendekatan tradisional yang hanya fokus pada aspek administratif, HRD adalah konsep yang mengintegrasikan aspek psikologi, manajemen, dan pengembangan organisasi.

Peran HRD telah berkembang seiring dengan transformasi digital dan perubahan dinamika kerja. Mereka kini dituntut untuk memahami tren industri, teknologi terbaru, dan kebutuhan pasar tenaga kerja untuk memastikan perusahaan memiliki talent yang kompetitif.

Apa itu Personalia?

Personalia adalah bagian dalam perusahaan yang menangani aspek administratif dan operasional terkait kepegawaian. Istilah ini lebih tradisional dan merujuk pada fungsi dasar pengelolaan data karyawan, absensi, penggajian, dan administrasi lainnya.

Secara historis, personalia adalah cikal bakal dari departemen sumber daya manusia modern. Mereka berperan sebagai record keeper yang memastikan semua dokumentasi karyawan tersimpan dengan baik dan prosedur kepegawaian berjalan sesuai regulasi yang berlaku.

Personalia adalah tulang punggung operasional yang memastikan kelancaran administrasi karyawan dari masa orientasi hingga pensiun. Mereka biasanya menangani hal-hal teknis seperti pembuatan kontrak kerja, pengurusan BPJS, perhitungan cuti, dan koordinasi dengan berbagai pihak terkait urusan kepegawaian.

Meskipun terkesan sederhana, peran personalia tetap vital dalam menjaga compliance perusahaan terhadap peraturan ketenagakerjaan. Mereka memastikan tidak ada pelanggaran hukum dalam pengelolaan karyawan dan semua proses berjalan sesuai standar yang ditetapkan.

Apa Saja Tugas HRD dan Personalia?

Tugas HRD dan personalia memiliki spektrum yang luas dan saling melengkapi dalam ekosistem manajemen sumber daya manusia. Pemahaman mendalam tentang tugas HR dan personalia akan membantu kamu memahami kompleksitas peran mereka dalam organisasi.

1. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

Tugas personalia adalah menangani aspek administratif rekrutmen seperti posting lowongan, menerima lamaran, dan mengatur jadwal interview. Mereka memastikan semua dokumen pelamar lengkap dan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.

Sementara itu, tugas HRD dan personalia dalam rekrutmen mencakup aspek yang lebih strategis. HRD merancang profil kandidat ideal, menentukan metode seleksi yang tepat, dan melakukan assessment mendalam terhadap soft skill dan cultural fit calon karyawan.

2. Pelatihan dan Pengembangan

Tugas HR dan personalia dalam bidang pengembangan sangat berbeda signifikan. Personalia biasanya menangani logistik pelatihan seperti pendaftaran peserta, penyediaan materi, dan dokumentasi sertifikat.

HRD bertanggung jawab merancang program pengembangan yang selaras dengan strategic goals perusahaan. Mereka menganalisis training needs, mengevaluasi efektivitas program, dan memastikan ROI dari investasi pengembangan SDM.

3. Pengelolaan Kinerja Karyawan

Tugas personalia adalah mengumpulkan dan mendokumentasikan data kinerja karyawan sesuai dengan sistem yang berlaku. Mereka memastikan semua form evaluasi terisi lengkap dan tersimpan dengan rapi.

Tugas HRD dan personalia dalam performance management melibatkan analisis mendalam terhadap hasil evaluasi. HRD menggunakan data tersebut untuk merancang individual development plan dan menentukan strategi peningkatan produktivitas tim.

4. Administrasi Kepegawaian

Ini merupakan domain utama tugas HR dan personalia yang bersifat operasional. Personalia menangani pembuatan kontrak, pengurusan dokumen, perhitungan gaji, dan maintenance database karyawan.

HRD menggunakan data administratif ini untuk analisis strategis seperti turnover rate, employee engagement score, dan perencanaan succession planning yang mendukung keberlanjutan bisnis.

5. Employee Relations dan Budaya Kerja

Tugas personalia adalah memediasi konflik interpersonal dan memastikan semua karyawan memahami peraturan perusahaan. Mereka bertindak sebagai penghubung antara manajemen dan karyawan dalam hal-hal operasional.

Tugas HRD dan personalia dalam aspek ini mencakup pengembangan budaya organisasi yang positif. HRD merancang program employee engagement, mengukur kepuasan kerja, dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung produktivitas optimal.

Apa Perbedaan HRD dan Personalia?

Perbedaan HRD dan personalia terletak pada pendekatan, scope kerja, dan level strategis dalam organisasi. Memahami perbedaan HRD dan personalia akan membantu kamu menentukan jalur karir yang sesuai dengan minat dan kemampuan.

1. Fokus Utama Pekerjaan

Perbedaan HRD dan personalia yang paling mendasar adalah fokus kerja mereka. Personalia lebih berorientasi pada aspek administratif dan compliance, sementara HRD fokus pada strategic development dan organizational growth.

Personalia memastikan semua proses kepegawaian berjalan sesuai prosedur, sedangkan HRD berkonsentrasi pada bagaimana mengoptimalkan potensi karyawan untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.

2. Level Pengambilan Keputusan

Dalam hal decision making, personalia biasanya mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan dan memiliki otoritas terbatas. HRD memiliki kewenangan lebih besar dalam merancang kebijakan dan strategi pengembangan SDM.

HRD sering terlibat dalam meeting strategis dengan top management, sementara personalia lebih fokus pada implementasi kebijakan yang sudah diputuskan oleh level yang lebih tinggi.

3. Skill Set yang Dibutuhkan

Personalia membutuhkan ketelitian tinggi, kemampuan administrasi yang baik, dan pemahaman regulasi ketenagakerjaan. HRD memerlukan analytical thinking, strategic planning, leadership skills, dan pemahaman bisnis yang mendalam.

4. Prospek Karir dan Jenjang

Career path personalia biasanya linear dalam bidang administrasi dan operations. HRD memiliki peluang karir yang lebih luas, bisa menuju ke posisi Chief Human Resources Officer atau bahkan level C-suite lainnya.

Surat Lamaran Ditujukan ke HRD atau Personalia?

Pertanyaan “surat lamaran ditujukan ke HRD atau personalia” sering muncul ketika kamu hendak melamar kerja. Surat lamaran ditujukan ke HRD atau personalia tergantung pada struktur organisasi dan informasi yang tercantum dalam job posting.

1. Berdasarkan Informasi Lowongan

Jika dalam iklan lowongan tertulis “kirim lamaran kepada HRD atau personalia” tertentu, ikuti instruksi tersebut. Perusahaan besar biasanya memiliki departemen HRD yang terpisah, sementara perusahaan kecil mungkin hanya memiliki bagian personalia.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Surat lamaran ditujukan ke HRD atau personalia juga disesuaikan dengan struktur perusahaan target. Startup dan perusahaan rintisan biasanya menggunakan istilah HRD, sementara perusahaan tradisional masih menggunakan term personalia.

3. Tips Penulisan yang Aman

Jika kamu tidak yakin harus menulis kepada HRD atau personalia, gunakan frasa “Kepada Yth. Tim Rekrutmen” atau “Human Resources Department”. Pendekatan ini lebih universal dan menunjukkan profesionalisme.

Pastikan kamu melakukan riset tentang perusahaan terlebih dahulu. Check website official mereka atau LinkedIn company page untuk melihat struktur departemen dan nama-nama key person yang bisa kamu jadikan referensi.

Berapa Gaji HRD dan Personalia?

Gaji HRD dan personalia bervariasi tergantung pada berbagai faktor seperti pengalaman, lokasi, ukuran perusahaan, dan industri. Berdasarkan data salary survey 2024, gaji HRD rata-rata lebih tinggi dibandingkan personalia karena scope tanggung jawab yang lebih strategis.

1. Range Gaji Entry Level

Untuk fresh graduate, gaji HRD entry level berkisar antara Rp 4.5 – 7 juta per bulan di Jakarta. Sementara gaji personalia entry level biasanya Rp 3.5 – 5.5 juta per bulan, tergantung pada size perusahaan dan industri.

2. Gaji Mid-Level Professional

Gaji HRD dengan pengalaman 3-5 tahun bisa mencapai Rp 8 – 15 juta per bulan, terutama jika sudah menangani strategic projects dan team management. Personalia dengan pengalaman serupa biasanya mendapat Rp 6 – 10 juta per bulan.

3. Senior Level Compensation

Di level senior, gaji HRD bisa mencapai Rp 20 – 40 juta per bulan, terutama untuk posisi HRD Manager atau Head of HR. Senior personalia biasanya mendapat kompensasi Rp 12 – 20 juta per bulan.

4. Faktor yang Mempengaruhi Gaji

Industri teknologi dan finansial biasanya menawarkan gaji HRD yang lebih kompetitif dibandingkan sektor manufaktur atau retail. Lokasi juga berpengaruh signifikan, dengan Jakarta dan Surabaya memberikan compensation package yang lebih menarik.

Syarat Kerja Menjadi HRD dan Personalia

Untuk berkarir di bidang sumber daya manusia, kamu perlu memenuhi berbagai persyaratan yang disesuaikan dengan level posisi dan kompleksitas tanggung jawab yang akan diemban.

1. Latar Belakang Pendidikan

Minimal S1 dari jurusan Psikologi, Manajemen, Hukum, atau bidang relevan lainnya. Beberapa perusahaan juga menerima lulusan dari jurusan lain dengan syarat memiliki pengalaman atau sertifikasi di bidang HR.

2. Pengalaman Kerja

Entry level biasanya tidak memerlukan pengalaman spesifik, tetapi pengalaman magang atau project terkait HR akan menjadi nilai tambah. Mid-level membutuhkan minimal 2-3 tahun pengalaman relevan.

3. Sertifikasi Profesional

Sertifikasi seperti CHRP (Certified Human Resources Professional) atau PHRi (Professional in Human Resources International) akan meningkatkan kredibilitas dan peluang karirmu.

4. Kemampuan Bahasa

Kemampuan bahasa Inggris minimal passive (bisa baca-tulis) sangat penting, terutama untuk perusahaan multinasional. Kemampuan bahasa asing lain akan menjadi competitive advantage.

Kemampuan Penting Seorang HRD dan Personalia

Sukses di bidang human resources membutuhkan kombinasi hard skills dan soft skills yang seimbang. Berikut adalah kemampuan kunci yang harus kamu miliki:

1. Communication Skills

Kemampuan komunikasi yang excellent adalah fundamental untuk semua posisi HR. Kamu harus bisa berkomunikasi efektif dengan berbagai level karyawan, dari staff hingga executive level.

2. Analytical Thinking

HRD membutuhkan kemampuan analisis untuk menginterpretasi data karyawan, mengidentifikasi tren, dan membuat data-driven decisions yang mendukung business objectives.

3. Problem Solving

Kemampuan menyelesaikan konflik dan menemukan solusi kreatif untuk various HR challenges adalah skill yang sangat dihargai dalam industri ini.

4. Technology Proficiency

Penguasaan HRIS (Human Resources Information System), ATS (Applicant Tracking System), dan berbagai HR tools digital lainnya menjadi keharusan di era digital ini.

5. Legal Knowledge

Pemahaman mendalam tentang UU Ketenagakerjaan, peraturan BPJS, dan regulasi terkait employment law sangat crucial untuk memastikan compliance perusahaan.

6. Emotional Intelligence

Kemampuan memahami dan mengelola emosi, baik diri sendiri maupun orang lain, sangat penting dalam menangani sensitive HR matters dan building positive workplace culture.

FAQ

Apakah HRD dan Personalia Sama?

Tidak, meskipun keduanya bergerak di bidang sumber daya manusia, HRD lebih fokus pada strategic development sementara personalia lebih ke administrative tasks.

Bagaimana Cara Memulai Karir di Bidang HR?

Mulai dengan magang atau volunteer di departemen HR, ikuti kursus atau sertifikasi HR, dan build network dengan profesional di industri ini.

Apakah Perlu Kuliah Psikologi untuk Jadi HRD?

Tidak wajib, tetapi background Psikologi memberikan advantage dalam memahami behavior dan motivation karyawan.

Berapa Lama Bisa Naik Jabatan di HR?

Tergantung performa dan opportunities, biasanya 2-3 tahun untuk promosi pertama dari entry level ke senior level.

Apakah Kerja di HR Stressful?

Seperti profesi lainnya, HR memiliki challenges tersendiri terutama dalam menangani employee relations dan meeting various stakeholders’ expectations.

Kesimpulan

Memahami tugas HRD dan personalia serta perbedaan HRD dan personalia sangat penting bagi siapa saja yang tertarik berkarir di bidang sumber daya manusia. HRD adalah posisi yang lebih strategis dengan fokus pada pengembangan dan optimalisasi human capital, sementara personalia adalah role yang lebih berorientasi pada aspek administratif dan operasional.

Tugas HR dan personalia memiliki kompleksitas yang berbeda namun sama-sama vital bagi keberlanjutan organisasi. Gaji HRD umumnya lebih tinggi karena scope tanggung jawab yang lebih luas dan strategic, tetapi kedua profesi ini menawarkan prospek karir yang menjanjikan.

Ketika menulis surat lamaran, pertimbangkan apakah surat lamaran ditujukan ke HRD atau personalia berdasarkan informasi yang tersedia dan struktur organisasi perusahaan target. Yang terpenting adalah menunjukkan understanding yang baik tentang role yang kamu lamar.

Tugas personalia adalah fondasi yang solid untuk memahami operational aspects sebelum berkembang ke level yang lebih strategis. Baik HRD maupun personalia membutuhkan dedication, continuous learning, dan passion untuk mengembangkan potensi manusia dalam organisasi.

Industri HR terus berkembang seiring dengan transformasi digital dan changing workplace dynamics. Peluang karir di bidang ini tetap terbuka lebar, terutama bagi mereka yang mau beradaptasi dengan tren terbaru dan mengembangkan skill yang relevan dengan kebutuhan pasar.